第一章总则

第一条目的与意义

为加强学院与广大校友的紧密联系，增进校友对学院的认同感与归属感，有效凝聚校友力量，整合校友资源，服务校友发展，促进学院在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等方面的持续进步，特制定本制度与办法。

第二条工作原则

情感为纽带：以尊重、关怀、服务为基础，建立真诚、温暖的校友关系。

发展为宗旨：服务校友终身发展，服务学院中心工作，实现校友与学院共同成长。

规范为基础：建立制度化、规范化的工作流程，确保联络工作的有序、高效。

创新为动力：适应时代变化，运用信息化手段，探索多元化联络与服务模式。

全员参与：倡导学院领导、教师、管理人员、在校生共同参与校友联络工作。

第三条工作目标

建立健全覆盖广泛、动态更新的校友信息数据库。

构建畅通、高效、多元的校友联络沟通渠道。

打造具有学院特色、富有影响力的校友品牌活动。

搭建校友与学院、校友与校友之间交流合作、资源共享的平台。

提升校友满意度与归属感，增强校友对学院发展的关注度和支持度。

第四条适用范围

本制度与办法适用于学院全体教职员工、在校生以及所有在交通与环境学院学习或工作过的校友（含肄业生、进修生、交换生等）。

第二章组织架构与职责

第五条领导机构

成立“交通与环境学院校友联络工作领导小组”（以下简称“领导小组”）。

组长：由学院院长或党委书记担任。

副组长：由分管校友工作的副院长、副书记担任。

成员：各教研室主任、办公室主任、学工办主任、团委书记、教师代表、资深校友代表（可设顾问）等。

职责：统筹规划全院校友工作；审定校友工作重要规章制度、年度计划和预算；决策重大校友活动方案；协调解决校友工作中的重大问题；指导校友分会建设。

第六条执行机构

设立“交通与环境学院校友联络办公室”（以下简称“校友办”），作为常设办事机构，挂靠学院学生工作办公室。

人员配备：设专职或兼职校友工作秘书1-2名（可根据规模调整），具体负责日常事务。鼓励吸收优秀学生助理参与。

主要职责：

执行领导小组的决策和部署。

校友信息数据库的建设、维护、更新与管理（严格遵守保密规定）。

日常校友联络、接待与咨询服务。

策划、组织、实施各类校友活动。

学院校友网站、微信公众号等平台的运营与维护。

校友通讯（电子/纸质）的编撰与寄送。

协调各专业、学生组织（如校友工作志愿者协会）开展校友工作。

联络、指导和支持各地区、行业、专业校友分会（俱乐部）的建设与发展。

收集校友反馈、建议与需求，向学院汇报。

管理校友捐赠（实物/资金）的接收、登记与初步联络（具体财务流程按学校规定执行）。

完成领导小组交办的其他任务。

第七条协同单位

各教研室：

负责本专业校友信息的初步收集、更新与提供。

组织本专业教师（尤其是班主任、导师）参与校友联络，特别是重点校友、新毕业校友的联络。

结合专业特色，策划组织小型、专业的校友交流活动（如行业分享会、学术沙龙）。

邀请优秀校友参与人才培养（如授课、讲座、担任校外导师、指导实习就业）。

学院学生工作办公室/团委：

将校友意识培养纳入新生入学教育、毕业生离校教育。

组织在校生（特别是学生干部、志愿者）参与校友活动服务、采访优秀校友。

搭建在校生与校友交流互动平台（如“学长学姐计划”）。

其他部门：根据工作需要，提供相关信息和支持，共同利用校友资源服务学院核心工作。

第三章校友信息管理

第八条信息收集

来源：毕业生离校信息登记、各类返校活动签到、校友主动登记（线上/线下）、教师提供、在校生提供、校友推荐、公开信息收集等。

内容（需征得校友同意）：姓名、性别、年级、专业、班级、学历层次、在校联系方式（可选）、现工作单位、职务、现联系方式（电话、邮箱、微信、常驻城市）、主要成就/专长、对学院的联系意愿与偏好等。

关键环节：

毕业季：完善离校毕业生信息登记表，明确告知信息用途与隐私政策。

入职/升学：及时跟踪更新毕业生的去向信息。

第九条数据库建设与维护

使用安全可靠的校友信息管理系统（可依托学校系统或自建）。

建立严格的信息录入、更新、审核流程，确保信息准确、及时。

设定信息访问权限，严格遵守国家关于个人信息保护的法律法规，确保信息安全保密。未经校友本人明确授权，不得向第三方泄露信息。

定期（如每半年/一年）进行校友信息核查与更新工作。

第十条信息使用

信息主要用于学院内部校友联络、活动邀请、资讯推送、服务提供等。

如需用于学术研究、宣传报道等超出常规联络范围，须事先征得校友本人同意。

第四章联络渠道与方式

第十一条线上平台

官方网站专栏：设立校友专栏，发布学院动态、校友新闻、活动预告、捐赠鸣谢等。

微信公众号/服务号：作为核心移动端平台，定期推送资讯、活动报名、在线互动、校友服务（如电子校友卡申请、返校预约）。

校友专属社群：按地区、行业、专业、年级等建立微信群、QQ群等（需有专人管理，制定群规）。

电子邮件：用于发送重要通知、电子期刊、个性化活动邀请。

校友小程序/APP（可选）： 提供更便捷的信息查询、活动管理、社交互动功能。

第十二条线下沟通

校友返校接待：制定标准化的返校接待流程，提供热情周到的服务（如预约登记、场地协调、参观讲解、纪念品）。

教师拜访校友：鼓励教师利用出差、参会等机会拜访当地校友。

重点校友联络：学院领导、校友办定期拜访杰出校友、热心校友。

电话沟通：用于重要事项通知、个性化关怀（如节日问候、生日祝福）。

信函/贺卡：特殊时刻（如校庆、新年）寄送慰问信或贺卡。

第十三条校友刊物

定期编印或发送电子版《交通与环境学院校友通讯》，内容包括：学院要闻、校友动态、人物专访、回忆文章、活动掠影、服务信息、捐赠榜单等。

第五章校友活动组织

第十四条常规活动

值年返校：重点组织毕业5年、10年、20年等整年份校友集体返校活动（通常结合校庆、院庆或固定月份）。

迎新送新：为即将入学的新生及家长组织线上/线下交流会（邀请校友分享）；为应届毕业生组织校友经验分享会、职场导航活动。

校友论坛/讲座： 邀请优秀校友回校举办学术报告、行业发展讲座、创新创业分享、职业生涯指导等。

地方校友活动：支持或联合地方校友分会组织聚会、沙龙、文体活动等。

行业/专业校友交流：组织特定行业或专业领域的校友小型研讨会、座谈会。

第十五条特色活动

“校友导师”计划：聘请资深校友担任在校生导师，提供学业、职业发展指导。

校友企业参访/实习基地建设： 组织学生参访校友企业，推动建立实习就业基地。

校友文化项目：征集校友故事、老照片、实物史料，建设校友文化墙、网上展厅。

校友志愿服务：组织校友参与学院招生宣传、校园建设、社会公益等活动。

线上主题活动：如云端分享会、在线知识竞赛、校友才艺展示等。

第十六条活动组织要求

精心策划：明确目标、主题、受众、流程。

广泛宣传：通过多元渠道提前发布活动信息。

细致执行：做好场地、物料、人员、接待、记录等各环节工作。

注重体验：营造温馨、尊重的氛围，关注校友感受。

及时反馈：活动后发送感谢信、分享活动精彩瞬间（照片/视频）、收集反馈意见。

第十七条沟通与协调

建立分会负责人联系机制（如微信群、定期会议）。

校友办专人对接各分会。

分会定期向校友办报告主要活动情况及负责人变更信息。

第六章校友服务与关怀

第十八条基础服务

提供校友身份证明（如电子校友卡）。

提供学院图书馆资源（按学校/学院规定）使用咨询。

协助校友查询学籍档案、办理相关证明（按学校规定流程）。

提供返校参观、活动预约的便利。

提供学院资讯的精准推送。

第十九条发展支持

终身学习：提供校友继续教育、培训课程的信息和可能的优惠政策。

职业发展：

发布招聘信息（校友企业优先）。

组织职业发展讲座、招聘会。

提供职业咨询与推荐（力所能及范围内）。

合作交流：促进校友间、校友与学院产学研合作的信息对接。

第七章资源保障

第二十条人员保障

确保校友办有专职或明确主责的兼职工作人员。

加强对工作人员的业务培训（沟通技巧、项目管理、信息系统、礼仪等）。

建立学生志愿者队伍（如“校友工作志愿者协会”），给予指导和培训。

第二十一条场地与设施

在学院内设立“校友之家”或固定活动空间。

配备必要的办公设备、通讯设备、活动设施。

协调校内资源为大型校友活动提供场地支持。

第九章附则

第二十二条制度修订

本制度与办法由学院校友联络工作领导小组负责解释，并根据实施情况和工作需要，适时进行修订和完善。

第二十三条生效日期

本制度与办法经学院党政联席会议审议通过后生效，自发布之日起执行。